Миэм

¶ Циклы

Проектный цикл состоит из двух фаз:

Планирование длится первую неделю. В это время руководитель проекта должен сформировать четкий план, что в этом цикле нужно реализовать. Каждый цикл — это отдельный мини-проект, где тоже должен быть законченный измеримый результат. Свои соображения нужно зафиксировать в Trello в автоматически создаваемой карточке «Планы на цикл N». Кроме плана на цикл нужно сформулировать список задач. Задачи должны быть атомарными, их результат и способ выполнения должен быть понятен изначально.

Работа ведется со второй по четвертую неделю. Каждой задаче должно быть присвоено количество часов, за которое исполнитель выполняет задачу. Когда исполнитель сообщает, что задача выполнена, либо в конце цикла, руководитель подтверждает выполнение задачи, и исполнителю засчитываются часы в Цифровой след. Также руководитель может не засчитать задачу, тогда исполнитель часы не получит.

Помимо решения задач, обозначенных в первую неделю, нужно параллельно документировать все текущие разработки. Результат, полученный в конце цикла, должен быть описан и протестирован так, чтобы его можно было передать другой команде, например, для использования в смежном проекте.

В конце цикла руководитель принимает решение, насколько точно удалось достичь поставленных результатов. Если что-то пошло совсем не так, как планировалось, цикл можно не засчитать. При этом всем участникам аннулируются часы за этот цикл. В таком случае продолжать тот же план в следующем цикле не следует. Вместо этого стоит разобраться в причинах и скорректировать путь.

Также в конце цикла руководитель оставляет отзыв на каждого студента, а каждый студент на руководителя. Это так же происходит в карточках Trello, которые создаются руководителю и каждому студенту.

¶ Личный кабинет

Здесь фиксируется весь жизненный цикл проекта от зарождения проекта (подача заявки, набор команды и т.д.) до завершения проекта. У каждого проекта здесь есть страница с подробным описанием (паспортом проекта). На этой странице представлена вся информация о проекте, в том числе отчетная документация.

Личный кабинет — это место, куда собирается вся статистика о проекте. Взглянув на нее, можно быстро оценить, насколько проект успешно ведется, даже не разбираясь в подробностях полученного результата. Это используется комиссией при оценке проекта на защите.

Какого вида статистика здесь собирается и зачем?

1. События из Trello
   В статистике отображается список последних действий в Trello — название задач и какие статусы им присваивались. Сторонний наблюдатель здесь может посмотреть, насколько адекватные задачи ставятся в проекте и насколько динамично ведется работа.

2. События из GitLab
   Список последних событий, происходивших с репозиторием в GitLab, показывает, кем и как ведется программная разработка. Если один раз залить код в репозиторий как в сетевую папку и не трогать, здесь это будет видно. Если же работа ведется регулярно и постепенно — это ваш плюс.

3. Состояние задач
   Эта информация собирается на основе соответствующих полей в карточках Trello, которые можно отмечать галочками. По этому блоку можно оценить прогресс работы в проекте — сколько задач уже выполнено, и сколько работы еще предстоит.

1. Затраченные часы
   Наиболее информативный блок статистики — количество часов, которое участники проекта тратили на выполнение задач в течение всего проектного цикла.

Статистика отображается в виде графика. По горизонтальной оси расположены циклы или недели, по вертикальной — количество часов, набранное к данному моменту. Чем более здорово (планомерно) идет работа в проекте, тем равномернее график каждого участника идет вверх.

Самая распространенная плохая ситуация — график стоит на нуле весь проектный год, а в последние 1-2 цикла взмывает вверх. Это говорит о том, что либо студенты откладывали работу над проектом до последнего, либо руководитель долго не вспоминал о своей обязанности засчитывать часы команде. Старайтесь избегать такого, для комиссии это ясный сигнал о качестве проекта, независимо от представленного результата.

¶ Wiki

У каждого проекта есть своя базовая страница в Wiki. Адрес этой страницы — , где # — номер проекта. На этой странице автоматически собирается информация о проекте.

Основное назначение этого сервиса в проектах — сбор проектной документации. Сюда будут автоматически собираться ссылки на файлы, прикрепленные к Личному кабинету и документация из внутреннего Wiki GitLab.

Кроме того, проектную документацию можно и нужно писать прямо здесь. Для этого будет папка с адресом (# — номер проекта). Страницы документации можно создавать и группировать по своему усмотрению.

Для редактирования удобно использовать язык разметки Markdown. Он имеет возможности вставки блоков кода и математических формул (latex). Кроме того, ведется разработка редактора страниц Wiki в Google-документах.

¶ Чат Zulip

Для более эффективного общения по рабочим (и не только) вопросам студенты, преподаватели и сотрудники МИЭМ использует свой чат. Здесь всем проектам автоматически создается канал, и все участники команды на него автоматически подписываются.

В каждом канале сообщения группируются по темам. То есть получается несколько отдельных чатов с одинаковыми участниками. Таким образом, информация не теряется в одном полотне переписки, а структурируется.

При ведении проекта в Zulip обсуждают рабочие вопросы в открытых каналах. Это позволяет быть в курсе работы в смежных проектах и привлекать консультацию со стороны, упомянув любого пользователя через @. При этом никто не мешает создавать закрытые каналы и писать в личные сообщения для приватных обсуждений.

Кстати, Zulip можно использовать не только из браузера. Есть клиенты для Windows, Mac OS, Linux. И для мобильных устройств на iOS и Android.

¶ Контрольные точки

1. Онлайн-презентация концепции проекта

• Когда?
  Последняя неделя октября
• Что это?
  Нужно впервые презентовать проект перед комиссией — рассказать, какую проблему он ставит целью решить, какие методы для этого будут применяться, чем он лучше других решений проблемы. Далее представить план выполнения проекта — основные этапы реализации, представить команду и роли. Необходимо представить первые результаты (прототип), доказывающие, что выбранный подход реализуем на практике.
  Кроме презентации команда готовит проморолик проекта в свободной форме, продолжительностью не более 2 минут. Этот ролик должен в краткой и доступной форме убеждать зрителя, что проект крут!

2. Постерная сессия

• Когда?
  20-е числа января
• Что это?
  Каждый проект готовит постер формата A1, где показывает наиболее наглядно в чем суть проекта, кто и как им будет пользоваться, каких результатов удалось достичь. Постеры развешиваются на стендах, при необходимости командам предоставляются столы для демонстрации оборудования.
  День постерной сессии начинается с питч-сессии. Участников собирают в большой аудитории и дают представителю каждого проекта по 1 минуте на презентацию. Задача выступающего — заинтересовать аудиторию и побудить людей подойти к своему стенду.
  После этого участники мероприятия и все желающие ходят от стенда к стенду и общаются с представителями проектов, задают вопросы. У каждой команды есть 1 стикер-лайк, который можно наклеить на постер наиболее понравившегося проекта (кроме своего). У экспертов (преподавателей) тоже есть по одному стикеру — лайку эксперта.
  В конце дня количество лайков подсчитывают, позже составляется рейтинг самых популярных проектов.

3. Защита проекта

• Когда?
  Конец апреля
• Что это?
  Подробный доклад перед комиссией. Здесь презентуется продукт, полученный в результате выполнения проекта. Сначала нужно рассказать про продукт в целом — напомнить о его назначении, контексте применения. Затем следует рассказать о его преимуществах и особенностях примененного подхода.
  Обязательно нужно озвучить результат, где возможно в цифрах: какие функции реализованы, где продукт внедрен, какие имеет численные характеристики.
  После общей презентации каждый участник проекта рассказывает о собственном вкладе в проект. Здесь не стоит уходить в технические подробности реализации, рассказывать о процессе погружения и личных проблемах. Главное — указать область своей ответственности и перечислить полученные результаты.

4. Техношоу

• Когда?
  Конец мая
• Что это?
  На это мероприятие в качестве презентаторов попадают ограниченное число проектов, которые комиссия посчитала наиболее успешными и интересными. Это мероприятие больше направлено на внешнюю аудиторию — его смотрят люди с других факультетов (в том числе ректор Вышки), представители заинтересованных компаний и телевидение.

¶ Видеочат Jitsi

Хорошей практикой считается проведение регулярных (например, еженедельных) встреч. На такой встрече можно обсудить ход выполнения текущих задач, возникающие у исполнителей трудности, спланировать подготовку к презентации. Для проведения таких встреч в удаленном режиме используется установленный по адресу meet.miem.hse.ru сервер видеосвязи Jitsi.

У каждого проекта в личном кабинете есть ссылка на комнату, в которую можно зайти в любой момент, предварительно согласовав встречу с собеседниками. Ссылка имеет вид meet.miem.hse.ru/Project000, где вместо 000 номер проекта.

Стоит взять за правило предварительную рассылку приглашений на встречу всех участников. Это удобно делать через Google-календарь. При добавлении пользователей в событие вы увидите встречи, которые у них уже назначены и сможете выбрать удобное для всех время.

¶ Trello

Trello помогает команде не запутаться в большом количестве задач и спланировать свою работу. Этот сервис организован по принципу доски с заметками-карточками, где каждая карточка = задача с конкретным исполнителем и сроком. Карточки распределяются по колонкам.

Назначение колонок

Колонки можно создавать/удалять по своему усмотрению. В шаблоне автоматически создаваемой для каждого проекта доски назначение колонок следующее:

• Сделать — задачи, которые нужно выполнить.
• В работе — что сейчас находится в работе. У каждой карточки назначен исполнитель.

• Ожидание — когда работа останавливается из-за ожидания чего-то от кого-то (написали письмо и ждем ответа, запросили сервер и ждем, когда пришлют ключи) или когда задача выполнена и ожидает подтверждения от руководителя. При переносе карточки в эту колонку поле «Трудозатраты» должно отражать фактически затраченное исполнителем время на работу.
• Сделано — сюда складываем выполненные (и проваленные) карточки.
• Информация — статическая информация (ссылки, документы, напоминания).

Учет часов

Программа мониторинга проектной деятельности отслеживает действия пользователей в карточках-задачах. В момент, когда руководитель ставит галочку «Выполнено» (подтверждает выполнение проектной задачи), программа засчитывает количество академических часов из поля «Трудозатраты» исполнителю, указанному в карточке.

Отчетность

Каждый проектный цикл на доску приходит бот и опрашивает руководителя проекта и команду о ходе работы над проектом.

ПРИМЕР

Вот такую карточку создаст бот в начале цикла. Здесь руководитель должен написать в текстовом поле внизу (в разделе «Действия») ожидаемые результаты проекта за цикл и нажать «Сохранить». После получения ответа, бот удалит карточку.

Ответы собираются в личном кабинете во вкладке «Отчетность».

¶ Магистратура

Инструменты проектной среды

Организация проектной работы сопровождается цифровой средой МИЭМ. Использование данных инструментов в любом проекте МИЭМ является обязательным. Без этого невозможен корректный учет затраченных часов, оценка результата и вклада в проект каждого из студентов.