Основные должностные обязанности делопроизводителя

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

• ведение документооборота компании;
• регистрация и обработка корреспонденции;
• ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
• контроль своевременного исполнения документов;
• ведение архива документов;
• знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Перспективность профессии

Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия делопроизводитель подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
Секретарь делопроизводитель работает полный день

В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером

Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

На секретаря делопроизводителя возлагается большая ответственность и нагрузка. Сотрудник должен постоянно развиваться и поддерживать имидж компании. В профессии возможен карьерный рост и способы самореализации. Главные составляющие профессии прописаны в должностной инструкции. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю. Чтобы узнавать новости из сферы делопроизводства, стоит отслеживать информацию в интернете и читать профессиональные статьи.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Положительные и отрицательные стороны профессии

Для того, что бы полностью разобраться с данным профессиональным направлением, стоит рассмотреть все плюсы и минусы работы делопроизводителем.

-Работа в коллективе;

-Возможность карьерного роста;

-Возможность развиваться в области переговоров.

А теперь разберем минусы:

-Обычно приходится работать с большим объемом информации;

-Высокая доля ответственности, так как от работы делопроизводителя зависят многие процессы организации;

-Большой объем работы;

-При заболеваниях органов дыхания и нервной системы не рекомендуют выбирать данную профессию;

-Невысокая оплата труда.

Перспективы работы документоведом

Designed by drobotdean/Freepik

Карьерный рост документоведа заключается в повышении квалификации. Специалист без опыта работы может пройти повышение квалификации и получить сначала первую, а затем вторую категорию. Однако при этом в обоих случаях нужно отработать не менее трех лет в должности.

У профессии документоведа есть весомое преимущество — универсальность подготовки. Работник с такой квалификацией может устроиться практически на любое предприятие. Он может работать документоведом в МФЦ, образовательных учреждениях и многих других организациях.

Помимо того, специалисты с дипломом документоведа могут работать и на других позициях: секретарей-референтов, помощников директора, архивариуса и т.д.

Самая главная перспектива для такого специалиста — это возможность открыть собственное дело и оказывать частные услуги по проверке правильности оформления документов (аудит по документообороту).

Однако при этом профессия документоведа не отличается особым разнообразием или творческим подходом. В ней гораздо важнее такие навыки, как грамотность, скрупулезность, усидчивость и внимательность. У документоведов всегда много работы и она крайне ответственна. Любая мелочь может стоить ему квартальной премии, а то и карьеры.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

• формирует и ведет документные базы данных
• решает проектные задачи
• регистрирует поступившую документацию
• принимает входящие звонки, читает и рассылает корреспонденцию
• ведет переговоры с клиентами
• контролирует исполнение официальных приказов
• организует совещания и приемы
• налаживает связь подчиненных с руководителем и наоборот
• выполняет распоряжения начальства
• создает деловую атмосферу в фирме
• контролирует сроки хранения документов

Права делопроизводителя регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом, а также внутренними актами компании. Секретарь делопроизводитель имеет право:

• знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
• участвовать в проектной работе компании
• запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
• сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
• предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
• требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
• отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Деятельность по осуществлению своих прав секретарь делопроизводитель может совершать как самостоятельно, так и через непосредственного руководителя. Когда секретарь отсутствует, его обязанности на себя берет заместитель либо лицо, назначенное приказом управляющего.

Описание профессии

Кто же такой документовед? Он регистрирует и учитывает документы компании, организации или учреждения. Такая работа сходна с деятельностью секретаря, архивиста и делопроизводителя. Вместе с тем перечисленные должности не дублируют друг друга.

Что должен делать документовед? Работать с документами. Но как именно? Например, руководство организации издало некое распоряжение. Специалист должен, руководствуясь нормативами, правильно его оформить и довести до сведения тех сотрудников, которым оно адресовано. Любая деловая бумага рано или поздно устаревает и в конечном итоге выходит из текущего оборота. Когда это случается, ее надо определить в соответствующую папку (по какому принципу это делается, обозначено в законодательных актах по делопроизводству) и убрать в архив. Всем этим занимается документовед.

В масштабных компаниях на документоведа возлагаются огромные объемы работы. Поэтому в штат там берут нескольких специалистов и делят обязанности между ними. Таким образом, за оформление, регистрацию документов, ввод их в базу данных, контроль за исполнением и сохранение отвечают разные работники. Документоведением в данном случае занимается целое структурное подразделение.

Обучение на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

• МИРЭА — Российский технологический университет.
• Российский государственный гуманитарный университет.
• Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина.
• Санкт-Петербургский государственный институт культуры.
• Российский государственный социальный университет.

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

• Юридический колледж Российского государственного университета правосудия.
• Московский промышленно-экономический колледж Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова.
• Факультет среднего профессионального образования Казанского национального исследовательского технологического университета.
• Уральский промышленно-экономический техникум.
• Московский государственный образовательный комплекс.

Плюсы и минусы профессии документоведа

Профессиональная переподготовка / Делопроизводство Делопроизводство и ведение архива в организации Академия современных технологий Дистанционная, Вся профессиональная переподготовка Подробнее Профессиональная переподготовка / Делопроизводство Документоведение и архивное дело Академия современных технологий Дистанционная, Вся профессиональная переподготовка Подробнее

Пройти обучение

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Документовед». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии.

Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Документовед». Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.

Необязательные пункты и права сотрудника

Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр.

Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель – должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приёмной) смело можно назвать его лицом фирмы.

Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч. социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении.

Производите заполнение платежной ведомости? Вам следует узнать больше.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

1. На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей.
2. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.
3. На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте.
4. На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению.

Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению.

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала. В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря. Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.

Имеет место и обратное: по мере роста бизнеса возникает потребность сразу в нескольких профессионалах-документоведах.

На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:

• Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
• Надлежащее оформление документов;
• Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
• Ведение архива.

Перспективность профессии

Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия делопроизводитель подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

• требуемый уровень образования;
• социальный статус;
• престижность профессии;
• оплата труда;
• перспективы профессионального роста.

• специалист;
• или руководителям среднего и низшего звена.

ВАЖНО!
Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.. ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

РЕЗЮМЕ

1. Эффективность документооборота напрямую зависит от нормативного регулирования. Для качественной и бесконфликтной работы все сотрудники должны понимать свои обязанности и ответственность. Распределение ответственности – одно из основных правил, устанавливаемых международными стандартами по управлению документами. Глобально ответственность распределена и в действующих в Российской Федерации нормативных и методических документах по делопроизводству – их положения необходимо перенести в локальную инструкцию по делопроизводству (раздел «Общие положения»).

2. Ответственность за работу с документами устанавливают в ЛНА, должностных инструкциях работников и приказах. Положения этих документов должны быть актуальными и согласованными между собой. Так, обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях, «разбросанные» по тексту инструкции по делопроизводству, должны совпадать с теми обязанностями, которые перечислены в приказе о назначении ответственных за делопроизводство, а в должностных инструкциях указанных в нем лиц должна быть зафиксирована соответствующая формулировка, хотя бы краткая.

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

В п. 7.3 Примерной инструкции по делопроизводству определено, что включает исполнение документа.

Особенности профессии

Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.

Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.

Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.

Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами

Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад

Специалист по  делопроизводству должен быть исполнительным – качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.

Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.

Требования к соискателю

При приеме на работу потенциальный сотрудник организации должен предоставить работодателю диплом о среднем или высшем образовании. Плюсом будет наличие сертификата об окончании компьютерных курсов, а также опыт работы в подобной должности не менее 1 года. Специалист должен обладать рядом необходимых профессиональных навыков:

• уверенное владение ПК, специальными программами (Word, Excel);
• знание делового этикета;
• умение обращаться с оргтехникой;
• знание основных тезисов единой государственной системы делопроизводства;
• знание актов, которые излагают правильное ведение документации на предприятии определенной отрасли;
• организация жизнедеятельности офиса;
• быстрая и грамотная работа с бумагами (оформление, занесение в реестр, архивация);
• умение находить контакт с клиентами.

Для компаний, которые находятся в тесном сотрудничестве с зарубежными партнерами, в список требований включено владение английский языком на высоком уровне.

При приеме на работу руководство компании смотрит и на состояние здоровья соискателя. Как правило, отказ могут получить те, кто имеет заболевания нервной системы, а также органов дыхания.

Немаловажно для трудоустройства и наличие у будущего сотрудника таких черт характера:

порядочность, доброжелательность;
аналитические способности;
коммуникабельность и стрессоустойчивость;
способность концентрировать внимание на решении конкретной задачи;
умение работать в режиме многозадачности;
усидчивость;
самокритичность, адекватное восприятие критики от руководства.

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

ШАГ 5: СОСТАВЛЯЕМ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ДОУ

Организационно-правовое обеспечение отдела ДОУ ничем не отличается от такового для любого другого структурного подразделения. Основной документ в этом отношении – положение об отделе (Пример). С утвержденным положением нужно ознакомить под роспись всех работников отдела.

Не менее важно разработать (или инициировать разработку) должностных инструкций для работников отдела ДОУ. Но перед этим лучше подождать хотя бы месяц, чтобы убедиться, что обязанности между ними были распределены корректно

Мало кому удается с первого раза верно распределить обязанности между подчиненными и не упустить из виду какие-то функции. Скорее всего, ошибки станут заметны уже с первых дней. При этом главное – не ждать, когда всё наладится само собой, а вносить коррективы при первой необходимости.

Руководителю отдела ДОУ нужно следить за тем, как работают с документами не только его подчиненные, но и остальные сотрудники. Ведь, как было отмечено выше, делопроизводством в компании занимаются практически все работники административного блока.

Через несколько месяцев, когда сотрудники компании привыкнут к тому, что за ДОУ отвечает обособленный отдел, а коллектив этого отдела – к своим обязанностям, можно будет начинать оптимизацию делопроизводства. Но в первую очередь нужно добиться слаженного выполнения его основных процессов.

См. постановление Минтруда России от 26.03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».