Приложил руку петр i: 18 сентября

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

I. Общие положения

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

4.34. _____________________________________________________________________

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Поведение в конфликтных ситуациях

Должность секретаря предусматривает предотвращение конфликтных ситуаций. Но, когда избежать разногласий не получается, в обязанности помощника директора входит управление сложившейся ситуацией, с последующим безболезненным выходом из нее.

Если он видит, что человек проявляет агрессию и не пытается понять корень проблемы, требуется вести беседу в направлении рационализации. Следует проявлять эмпатию.

Когда конфликта не удается избежать, а собеседник не пытается найти способ мирного разрешения, требуется предоставлять аргументированные факты в свою защиту. Например, показать документы, подтверждающие правоту секретаря. К другим способам разрешения конфликтов можно отнести:

1. Тактику выжидания. Требуется попросить собеседника подождать под любым аргументированным предлогом. Время может помочь снять эмоциональное напряжение и агрессивный настрой.
2. Выяснение причины разногласий и убеждение. Следует задавать наводящие вопросы, чтобы полноценно понять суть проблемы. Когда есть возможность самостоятельно помочь собеседнику, требуется убедить оппонента, что в ближайшее время все разрешится.
3. Сохранение спокойствия. Во время общения не допускаются оскорбления и переход на личности. Вся концентрация внимания должна быть на предмете спора.
4. Частичное признание своей вины. Если собеседник не хочет выслушивать все доводы, требуется согласиться с тем, что частично проблема возникла по вине секретаря. После этого следует предложить постараться совместно найти решение проблемы.
5. Помощь. Если секретарь не может решить проблему, т.к. она не находится в его компетенции, собеседника следует направить туда, где ему смогут помочь.

Независимо от поведения оппонента, секретарь всегда проявляет сдержанность и эмоциональную уравновешенность.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

• Давать советы хозяину.
• Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

• Дворянин из знатного рода.
• Мужчина.

• Высокообразованный.

• Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

• Секретарь должен быть не один, а несколько.
• Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

Основные функции секретаря-делопроизводителя

Каждому предприятию нужен хорошо организованный документооборот. Поэтому на большинстве предприятий есть такой служащий, как секретарь-делопроизводитель. Список основных функций можно привести следующим образом:

• обеспечение учета документов;
• регистрация поручений руководства и контроль за их исполнением;
• информационное и справочное обслуживание по вопросам документации.

Таким образом, этот человек занимается делопроизводством и ведет основные канцелярские дела. Все, что связано с документацией, находится в полномочиях данного специалиста. Нередко такую должность еще называют секретарем-референтом.

Секретарь-делопроизводитель — должностные обязанности

Основные обязанности секретаря-делопроизводителя – это прием корреспонденции и ее перенаправление в конкретные подразделения. Создание баз данных, оформление регистрационных карточек, учет и отправка документации – все это тоже причисляется к обязанностям этого специалиста.

Данный работник заботится о возможности быстро найти документ по требованию начальника или представителей любых других подразделений. Сдача в архив документальных материалов и обеспечение их сохранности тоже ложится на плечи этого специалиста.

Также традиционно секретарям в должностную инструкцию вписывают такие обязанности: регулярное повышение квалификации и прохождение медосмотра в соответствии с графиком.

Где получить образование?

Для работы по специальности референт или делопроизводитель необходимо получить среднее профессиональное образование или пройти соответствующую переподготовку с выдачей подтверждающего диплома. Секретарь-администратор может ограничиться профильными курсами. Однако, и ему желательно иметь среднее профессиональное образование. Это откроет возможности для построения карьеры и повысит конкурентоспособность на рынке труда.

Получить профессию секретаря можно в АНПОО «НСПК». Колледж работает по официальной лицензии, предлагает дистанционные* программы среднего профессионального образования. Обучение можно совмещать с работой, учебой по другим специальностям.

Выпускники получают сразу два государственных диплома — о среднем профессиональном образовании и профессиональной переподготовке. Для ряда специальностей также предусмотрена выдача свидетельства о профобучении. Это расширяет возможности для трудоустройства, дает преимущество при рассмотрении соискателей на должность. Другие плюсы обучения в АНПОО «НСПК»:

• фундаментальная подготовка по нормам российского и международного обучения;
• простой старт — нет вступительных экзаменов, для поступления необязательно сдавать ЕГЭ;
• автоматический перезачет пройденных ранее дисциплин.

Чтобы больше узнать о специальностях и действующих акциях, свяжитесь с сотрудниками приемной комиссии АНПОО «НСПК».

* Форма обучения – заочная. Образовательные программы реализуются с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий.

Длинноногая красотка

Статья по теме

Профессия недели: таксист. 7 любопытных фактов Сегодня при приёме на работу одним из непременных качеств секретаря считается «приятная внешность». Секретаря многие воспринимают как лицо, представляющее фирму. Кроме красивой внешности, секретарь должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе – все это формирует первое впечатление у клиентов о компании. Общаясь вначале с секретарем, некоторые решают, иметь дело с фирмой или нет. Поэтому принимая на работу сотрудника, директор компании, который заинтересованный в престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную секретаршу.

Представитель первого лица страны: обязанности

Чаще всего мы слышим высказывания представителя Президента, который является одним из главных ньюсмейкеров страны. Пресс-секретарь Президента РФ имеет большое количество обязанностей. Именно на него возложены права по озвучиванию позиции руководителя страны по разным вопросам. Также, конечно, служащий занимается подготовкой пресс-конференций и выступлений Президента. Мы можем видеть, что пресс-секретарь сопровождает главу государства на всех официальных мероприятиях, помогая ему, при необходимости, отвечать на вопросы. Он отвечает за то, чтобы Президент был в курсе всего происходящего в мире и в стране.

Пресс-секретарь готовит специальные подборки публикаций из СМИ, делает дайджесты самого главного. Конечно, сам он не может писать все пресс-релизы, под его началом работает целая служба. Но ни одна новость не может увидеть свет, пока ее не одобрит пресс-секретарь. На нем лежит большая ответственность за имидж главы государства, и он отвечает за каждое слово, которое произносит Президент публично. Этот специалист готовит тексты для выступлений руководителя страны, при этом они должны быть абсолютно органичны для выступающего.

Образование

Работа секретаря не требует специфических знаний, поэтому для получения вакансии достаточно закончить курсы. Однако приветствуется наличие высшего образования. Ведь в этом случае можно претендовать на вакансию офис-менеджера. Помимо вышеназванных административных задач этот специалист организует работу персонала, а также выполняет функции делопроизводителя.

Чтобы получить должность секретаря, необязательно заканчивать вуз. Во многих компаниях достаточно будет средне-специального образования. Также стоит рассмотреть вариант краткосрочного обучения в специальной школе для секретарей или на курсах. Сертификат, выданный по результатам, вполне может устроить потенциального работодателя.

Внешний вид

Секретарь — это сотрудник, которого первым видят посетители. Не только манеры, но и его внешний вид должен соответствовать занимаемой должности.

Одежда

Правила дресс-кода могут быть прописаны в регламенте компании.

Если их нет, то на рабочем месте допускаются:

1. Деловой костюм. Он может быть брючным. Если юбка — длина не должна быть выше колен.
2. Платья. Однотонная цветовая гамма. Допускается использование пояса (без украшений). На ткани не должно быть рисунков.
3. Туфли. Обувь с закрытым передком. Можно носить невысокий устойчивый каблук. Обувь может быть черной или в тон одежды.
4. Колготки. Под юбку надевают чулки телесного цвета.
5. Спортивная (повседневная) одежда допускается в тех случаях, когда сотрудники компании отправляются на выездное мероприятие. Дресс-код обсуждается заранее.

Костюм подбирают удобный. В наряде допускается комбинирование не больше 3 цветов. Одежда не должна быть вызывающей (глубокое декольте, короткая юбка, прозрачные блузы, зауженные брюки и пр.).

На случай форс-мажорной ситуации секретарю рекомендуется иметь запасной костюм.

Обязательное соблюдение дресс-кода.

Украшения и аксессуары

Находясь на рабочем месте, запрещено надевать вызывающие украшения (бантики, обручи, цветные резинки и пр.). Разрешается не больше 3 аксессуаров (например, брошь, цепочка, кольцо), выполненных в классическом стиле (без массивных декоративных элементов). Они должны иметь нейтральные тона.

Личные вещи секретарь может носить в элегантной дамской сумочке. На руке допускаются часы. Очки могут быть в металлической или черной оправе (или безоправные).

Прическа

Если у секретаря длинные волосы, то на рабочем месте они должны быть уложены в строгую прическу. Разрешается короткая стрижка. Если у сотрудника крашеные волосы, нельзя допускать появления отросших корней. Голова всегда чистая и опрятная.

Макияж

Макияж секретаря не должен быть вызывающим (вечерним). Предпочтение отдают естественным оттенкам. На руках приветствуется короткий маникюр. Грязные ногти не допускаются. При выборе лака отдают предпочтение пастельным тонам.

Список обязанностей

Пресс-секретарь каждый день выполняет четко очерченное количество задач, которые прописаны в должностной инструкции. Определение списка обязанностей – задача того человека, с которым он непосредственно сотрудничает. Например, частного лица или руководителя компании.

Итак, пресс-секретарь должен:

1. Организовывать, согласовывать и проводить встречи с представителями общественных организаций и журналистами.
2. Подбирать работников для отдела по связям с общественностью.
3. Оказывать информационную поддержку сотрудникам и руководящему звену в заграничных поездках.
4. Предоставлять СМИ новости и другую важную информацию для создания материала о компании, ее работниках либо о частном лице, с которым ведется сотрудничество.
5. Писать новости, выступать с официальными заявлениями и делать опровержения.
6. Поддерживать положительный имидж компании и ее руководителя.
7. Отслеживать материалы, которые появляются в прессе, на телевидении или в эфире радио.
8. Сотрудничать с другими пресс-секретарями.

Кроме перечисленного, представитель данной профессии вносит свой вклад в разработку различных PR-акций, создание рекламы и формирование имиджа компании или руководителя. Успешный специалист проявляет в работе максимум ответственности и творческих способностей. Он всегда сосредоточен и внимателен.

Требования работодателя

Многие работодатели требуют от претендента на должность пресс-секретаря наличия образования. Предпочтение отдают дипломированным специалистам в области журналистики, филологии, международных отношений, рекламы и PR .

Кроме того, соискатель должен обладать:

• отличными знаниями английского языка;
• навыками фотосъемки;
• грамотной речью (как устной, так и письменной), хорошей дикцией;
• умением доступно и понятно доносить мысли – не только собственные, но и руководителя;
• внушительным интеллектуальным багажом и, конечно же, богатым словарным запасом;
• фотогеничностью и чувством уверенности в себе перед камерами;
• готовностью выполнять офисную рутину: мониторить СМИ, делать аналитические отчеты, редактировать, анализировать и структурировать тексты.

Умения и личностные качества

Профессиональный пресс-секретарь умеет быстро сгладить неприятную ситуацию, урегулировать конфликт, доброжелательно общаться с людьми. По сути, это «слуга двух господ». Ведь ему нужно угодить одновременно и руководителю, и представителям общественности. Все это требует наличия определенных личностных качеств.

Пресс-секретарь должен быть:

• дисциплинированным;
• тактичным;
• инициативным;
• наблюдательным;
• харизматичным;
• открытым;
• проницательным;
• коммуникабельным.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

• 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
• 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
• 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
• 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
  • законодательными актами РФ;
  • Уставом предприятия;
  • Положением о функциональных службах предприятия;
  • приказами (указаниями) руководства предприятия;
  • нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
  • настоящей должностной инструкцией.
• 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
• 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
  • перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
  • организации работы с документами, составления документации;
  • организации управленческого труда;
  • применение средств вычислительной и организационной техники;
  • перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
  • культуры труда и служебной этики;
  • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Работа секретарем директора племенного завода

Кроме стенографии, я изучала еще машинопись, делопроизводство, деловой этикет и русский язык.

Мои должностные обязанности

В обязанности секретаря входило:

• прием и отправка корреспонденции;
• прием звонков и ведение телефонных переговоров;
• ведение текущей документации (приказы, распоряжения, графики, сводки сельскохозяйственных работ, командировочные удостоверения, авансовые отчеты и прочее);
• оформление дел для сдачи на хранение в архив;
• прием посетителей.

Кроме того, наше хозяйство включало в себя 4 подразделения (фермы), с которыми постоянную связь поддерживал как раз секретарь, он был как бы посредником между руководителями. Отдельным пунктом стояли такие дела, как:

• помощь директору в планировании дел на день,
• личные поручения,
• приготовление чая,
• встреча и размещение гостей.

Мое рабочее место.

Самым тяжелым было, пожалуй, привыкнуть к взрывному характеру руководителя. Вначале я немного даже поплакала. Затем решила, что так меня надолго не хватит, и сама себе провозгласила такую формулу, услышанную как-то на воинской службе: «Пули свистят над головами, но мы в окопах!»

Трудовые будни

Десятки недовольных работников являлись к директору с претензиями, просьбами, жалобами, а пока дожидались своей очереди, выплескивали все свое недовольство на меня. Это было очень тяжело, но я научилась с годами избегать явных конфликтов, занимала себя «неотложной» работой, телефонными разговорами и прочим, лишь бы не вступать в пререкания с посетителями. Директора поддерживала горячим чаем и выручала звонком из соседнего кабинета, если кто-то становился слишком уж назойлив.

Обучение на Секретаря

Для работы секретарем не нужно высшее образование, ведь достаточно окончить профильные курсы или ссуз. В последнем случае стоит рассматривать следующие направления подготовки:
«Секретарь»,
«Делопроизводитель»,
«Документационное обеспечение управления и архивоведение».
При поступлении нужно успешной пройти собеседование и конкурс аттестатов, срок обучения составляет 10-34 месяцев, подавать документы можно после 9 и 11 классов, программы предусматривают бюджетные места. Если работа секретаря вам понравится, то необходимо направить силы на укрепление и расширение профессиональных навыков: новое программное обеспечение, иностранные языки, получение водительских прав и иные знания, которые могут пригодиться в этой сфере. Секретарем могут трудиться люди, имеющие высшее образование, связанное с архивоведением, лингвистикой, филологией, медициной, юриспруденцией и иными науками.

О хорошем и не очень в секретарском деле

У любой, даже самой интересной, хорошо оплачиваемой и престижной должности есть свои плюсы и минусы. Есть таковые и у профессии секретаря. Рассмотрим те и другие немного подробнее.

Плюсы:

• Доступное образование. Начать учиться можно уже после девятого класса, а для поступления не потребуется сдавать сложные экзамены. Во многих колледжах есть как бюджетные, так и платные места. Для секретаря очень важна практика, поэтому зачастую обучение происходит уже в процессе работы.
• Перспективы роста. Толковым сотрудникам, доказавшим свою компетентность, нередко удается продвинуться по карьерной лестнице.
• Возможны командировки. Личные ассистенты часто не только заказывают билеты для руководства, но и отправляются с ними в поездки по стране и за рубеж.
• Новые знакомства. Работа секретаря связана с постоянным общением с людьми. Постепенно человек на этой должности «обрастает» полезными связями в разных сферах жизни.

Минусы:

• Необходимость всегда выглядеть на все сто. Секретарь — лицо компании и руководителя, и безупречный внешний вид — его прямая обязанность. Одежда, стрижка, макияж и маникюр — все должно быть идеальным. Кому-то это может даже показаться плюсом, но необходимость постоянно быть на высоте порой утомляет.
• Часто ненормированный график. Этот пункт особенно касается личных помощников, которые вынуждены всегда быть на связи со своим руководителем.
• Стрессы. Секретарь — это, конечно, не хирург, но все равно профессия весьма ответственная, и ее представителям приходится нелегко с эмоциональной точки зрения.

ВЫКЛЮЧИТЬ «АВТОПИЛОТ»

Включить «автопилот» – это полдела. Самое главное – уметь его выключить. Большинство помощников руководителей настолько привыкают обслуживать чужие интересы, угадывать чужие желания, что перестают сначала слышать свои желания, а потом и вовсе их теряют. Поэтому нужно уметь «переключать режим», выходя с работы. Иначе вы рискуете прожить всю жизнь, занимаясь не своим делом, не своим здоровьем, не своими детьми, с мужчиной, которого не любите, в городе, которого не видите. Очень легко пропустить тот момент, когда ваша собственная жизнь начинает исчезать. Как понять, что пора спасать себя?

Увы, это не так просто, как кажется. Мы настолько встраиваемся в рутину, какой бы неприятной она ни была, что вырваться подчас бывает почти невозможно. И потом: ничего ведь не меняется. Каждый день одно и то же. И если нет тенденции к резкому ухудшению ситуации, то кажется, что менять ничего не нужно. Так ведь и вчера было, и в прошлом месяце, и год назад. Упадок сил и плохое настроение списываются на усталость, нехватку витамина Д и магнитные бури. Мы ждем лета в надежде, что будет больше солнца, а значит, больше сил и энергии. Но лето приходит и проходит мимо незамеченным.

Пару лет назад я вдруг поняла, что белые ночи заканчиваются. Я ждала их целый год, а так и не увидела. Не погуляла, не подышала воздухом, не срезала во дворе ветки сирени. Не сделала ничего из того, что я люблю. Я бы этого всего не заметила, если бы не свадьба подруги с ночным гулянием, присутствие на которой было обязательным.

Утром после свадьбы я ехала на работу. Ехала и думала о том, что я же мечтала погулять с друзьями ночью, как раньше, посидеть на Марсовом поле. Прошел целый месяц лета и белых ночей, а я не нашла для себя даже десяти минут.

Когда вы перестаете делать что­-то только для себя или для тех, кого вы любите, это самый тревожный признак.

Я поймала себя вовремя, я еще помнила о том, что меня радовало, чего я хотела. И тогда я просто начала это делать. Потому что стало понятно, что от всех тяжелых ситуаций я «ушла» куда­-то уж совсем далеко. Видимо, уход в себя перестал спасать, пришлось идти дальше. То есть я не работала в режиме «автопилота», я жила в нем и понятия не имела, куда же этот самолет летит.

Самое простое решение проблемы – начать делать то, что раньше приносило радость.

Конечно, если удастся вспомнить. Можно еще задавать себе вопросы: «Чего я хочу? Что мне нужно? Что меня радует? Что меня злит?» И если ответ на любой из этих вопросов будет связан не с вами, а с работой, детьми, политическим режимом, то такой ответ нужно автоматически считать неправильным. Правильные ответы: «спать», «торт», «новое платье», «поехать с подругой на Кипр», «сходить в кино», «погулять под дождем» и прочее. И если хоть что­-то из этого списка можно претворить в жизнь, то нужно немедленно бросить всё остальное и заняться выполнением желания. Да, просмотр отелей на Кипре тоже входит в это самое выполнение желаний. И это не про отвлечение в данном случае, это про то, чтобы вспомнить, что вам нравится, что раздражает, о чем вы мечтали, но так и не выполнили.

Три совета, как управлять автопилотом

1. Начинать выключать автопилот можно с десяти минут в день. На первых порах этого будет достаточно, а потом вам так понравится, что вы уже не сможете остановиться. Есть такая поговорка – «охота пуще неволи». Так вот, для того, кто забыл, что значит иметь желания, снова захотеть чего-то – уже огромное удовольствие.

2. За то, что вы наконец-то выполняете свои желания, нужно себя хвалить, а не ругать. Это очень сложно. Более того, для многих это еще и стыдно. Накладывается на советское воспитание, которое заботу о себе трактовало как махровый эгоизм и всячески порицало. Хорошо, что человек тоже животное, и условные рефлексы довольно легко у нас закрепляются. И если вместо того, чтобы винить себя за просмотр сериала, похвалить и назвать хорошей девочкой, то довольно быстро реакция закрепится, и вы будете считать это терапией, а не зря потраченным временем.

3. Можно обратиться за помощью к маме, родственникам, подругам или пойти к психологу, у них работа такая – учить людей слушать и слышать свои желания, а также уважать их и себя. Главное не стесняться того, что вам нужна помощь. Да и чего тут стесняться, никто не знает так хорошо, как помощник руководителя, что помощь время от времени требуется всем.

«Уход» – это плохо? Нет, не плохо. Всё, что помогает справиться с трудностями, хорошо по определению. Это не алкоголь и не наркотики, это естественная защита нашей психики. Если этот механизм запущен и работает, вы всегда можете применять его не только на благо себе, но и на благо людей вокруг вас. Главное – научиться им управлять.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Что должен, на что имеет право, чем рискует лицо

Итак, первоочередной задачей секретаря является техническое обеспечение работы руководителя. Он обязан получать всю почту и документацию, приходящую на имя непосредственного начальства, перенаправляет ее в конкретные органы организации, исходя из принятых генеральным директором решений. Кроме того, он и сам может приводить в исполнение какие-либо распоряжения непосредственного начальника.

Секретарь руководителя должен принимать все бумаги, а также какие-либо поступающие заявление гендиректору для подписи. Также он должен отвечать на любые звонки, принимать или передавать необходимые сведения, организовывать контакты начальника с заинтересованной стороной. Также он обязан заниматься рассылкой каких-либо писем или документации, исходя из распоряжений вышестоящих лиц.

Секретарь руководителя обязан заниматься организацией совещаний органа или департамента, возглавляемого собственным начальником, а также занимается составлением протокола заседания. В число обязанностей представителей данной профессии входят сбор всей нужной информации, а также оповещение всех участников совещания о дате, времени проведения мероприятия и вопросах, вынесенных на повестку.

Представитель данной специальности должен следить за фактическим исполнением тех или иных приказов вышестоящих лиц, а также за соблюдением сроков их выполнения, если подобные задачи поручаются ему директором. Кроме того, работник обязан контролировать наличие всех необходимых принадлежностей на столе у начальника. Именно на нем лежит ответственность за обеспечение условий продуктивной работы директора организации или ее структурного подразделения.

Также секретарь должен заниматься принимать всех посетителей, которые посещают непосредственного руководителя. Он же принимает все заявления, ходатайства, жалобы, предложения от сотрудников организации или ее конкретного подразделения. Кроме того, он обязан следить за сохранностью и правильностью документов, направляющихся на архивное хранение, лично направлять их туда. Именно секретарь занимается организацией всех командировок непосредственного руководителя, заказывает билеты на транспорт, осуществляет бронь номеров в отелях и т. д.

Однако помимо обязанностей, у секретаря также есть и определенные права. Прежде всего, секретарь имеет доступ ко всем сведениям, которые понадобятся ему для решения тех или иных задач, поставленных руководством. Представители данной должности могут предлагать руководству проведение каких-либо мер, направленных на улучшение деятельности учреждения.

Кроме того, при наличии соответствующей санкции от руководства ему впору обратиться для получения любой документации, нужной для выполнения своих непосредственных обязанностей. Секретарь имеет право требовать от руководителя создания условий, которые позволят ему сделать свой труд максимально продуктивным, а также обеспечивать сохранность всей документации компании. Также секретарь имеет право на принятие любых решений, в рамках собственной компетенции.

Представители данной профессии несут определенную ответственность и могут быть наказаны руководителем в ряде случаев. В первую очередь за проявление халатности на рабочем месте и неисполнение служебных обязанностей. Также наказуемо игнорирование норм, содержащихся в документации, которой обязан подчиняться секретарь. Кроме того, взыскания могут быть вынесены, если лицо не исполняет правила пожарной безопасности, внутреннего распорядка, техники безопасности, норм трудового соглашения. За все эти проступки секретарь может быть наказан любыми методами, предусмотренными нормативными документами предприятия: выговором, штрафом либо же увольнением с рабочего места. Поэтому если вы решили избрать данную специальность, старайтесь максимально точно исполнять свои служебные обязанности, это поможет вам избежать ряда проблем и быть на хорошем счету у руководства.

Должностные обязанности секретаря

Секретарь нужен любой организации. Поэтому и должностная инструкция такого сотрудника пригодится каждой компании. Секретарь может быть как у руководителя предприятия, так и у начальника структурного подразделения. От этого зависят должностные обязанности секретаря.

В должностные обязанности секретаря входит:

• приёмка и сортировка корреспонденции, поступающей для начальника;
• ведение делопроизводства в рамках деятельности отдела или структурного подразделения;
• приёмка личных заявлений от сотрудников для подписи начальника;
• подготовка документов и материалов, которые необходимы начальнику для работы;
• работа с компьютерной, копировальной и другой оргтехникой;
• ведение контрольной и регистрационной картотеки;
• печать документов, которые необходимы начальнику для работы;
• выполнение работы по подготовке различных совещаний, заседаний и прочих встреч;
• подготовка и печать необходимых для таких встреч документов;
• организация приёма посетителей;
• ведение реестра входящих и исходящих документов;
• вежливое общение по телефону;
• другие обязанности, которые зависят от специфики деятельности отдела или структурного подразделения.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

• секретарь встречает всех приглашенных у входа;
• выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
• указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО / ОТДЕЛ КАДРОВ

Положение о структурном подразделении и должностная инструкция: структура, оформление, утверждение и учет

В вашей компании часто меняется организационная структура? Постоянно упраздняются старые подразделения и создаются новые? Вечно актуален вопрос кадровых перестановок? Руководство предприятия раз за разом задает вопрос: а где сформулированы задачи того или иного отдела, где прописаны функциональные обязанности работников, которые занимают определенные должности? В статье рассмотрим структуру, оформление и утверждение соответствующих документов компании: положения о подразделении и должностных инструкций.

Назарова Л.А.