Обязанности администратора гостиницы: должностная инструкция, функции и требования

Обучение на администратора гостиницы

Бурное развитие индустрии туризма и усиление конкуренции привело к повышению качества обслуживания клиентов. Поэтому отели предпочитают нанимать высококлассных администраторов, которые получили профильное образование, а за время обучения прошли несколько стажировок. Так они получают компетентного профессионала и не тратят дополнительных средств на переподготовку малоопытного работника.

Качественное образование администратора гостиницы становится не просто приятным бонусом, а необходимостью и требованием времени.

Признанными лидерами обучения в сфере гостеприимства являются швейцарские школы Les Roches и Glion. Здесь студенты со всего мира изучают гостиничный менеджмент по самым разным специализациям: финансы, HR, маркетинг. Существуют программы Бакалавриата, Магистратуры и Второго высшего. Человек с любым уровнем подготовки и предыдущим опытом работы найдет подходящий вариант обучения. Выпускники Ле Рош и Глион знают все о работе компаний в индустрии гостеприимства, внутренних бизнес-процессах и тонкостях работы с клиентами. Подробнее об обучении гостиничному менеджменту можно узнать у консультантов официального центра зачисления – STUDIES&CAREERS.

Администратор – это только начало! Получив высшее образование в Швейцарии, вы сможете работать управляющим гостиницы, менеджером по персоналу, директором по развитию или маркетологом. Сделайте первый шаг, и вам откроется целый мир!

Средняя зарплата администратора в РФ по должностям

Первые и последующие строчки по величине среднемесячных окладов администраторов в России, занимают следующие должности на рынке труда:

Для чего нужны должностные инструкции?

В Трудовом кодексе нет пункта об обязательном наличии этого документа. Однако фактически должностная инструкция горничной и администратора гостиницы избавляет от спорных ситуаций. Ознакомившись с документом, сотрудник будет четко знать, чего от него ожидает работодатель.

Инструкцию разрабатывают отдельно для каждой вакансии. За основу можно взять обязанности, перечисленные в Едином квалификационном справочнике. Помимо стандартных функций, прописанных в этом издании, работодатель может включить в должностную инструкцию дополнительные пункты.

Отсутствие этого документа значительно усложняет прием на работу. Нанимателю сложно оценить качество услуг, предоставляемых администратором гостиницы, принять решение о дальнейшем трудоустройстве. Соискателю тоже следует знать должностную инструкцию, чтобы не выполнять лишние обязанности.

Владимир Харичков, 27 лет, родной город — Красноярск, хостес

О работе

У меня в Красноярске свой небольшой магазин. Но я хотел попробовать свои силы в чужой стране, набраться опыта в общении с разными людьми.

Поэтому решил поехать в Турцию.

Я работаю в ресторане в одном из отелей. Срок моего контракта истекает в марте. Моя должность — хостес. Работа заключается в том, что я знакомлю гостей с блюдами и напитками, которые подаются в заведении. К тому же, разрешаю все конфликтные ситуации, возникающие между клиентом и сотрудниками, слежу за работой официантов.

В основном наши гости из Европы, реже — из Украины, России и Казахстана.

Мы обычно работаем ровно 8 часов. Если нас задерживают, то за это обязательно доплачивают. За старания и ответственность всегда поощряют.

О жизни

Условия труда мне нравятся: чисто, интересно и каждый день чему-то учишься.

Администратор — средний оклад по регионам

Разница средней заработной платы администратора 31 907 руб. (437 USD) в месяц от региона к региону видна на карте страны, где в процентном соотношении увеличение, или уменьшение среднего оклада отмечено определённым цветом.

В цифрах по регионам от максимальной средней:

Образец должностной инструкции администратора гостиницы

1. Основные положения

1. Администратор гостиницы принимается на свою позицию и освобождается от неё приказом директора гостиницы.
2. Администратор гостиницы состоит в подчинении у директора гостиницы.
3. Администратор гостиницы должен соответствовать следующим требованиям по квалификации:
   • законченное среднее образование или среднее профильное образование;
   • опыт работы от 1 года в гостиничном бизнесе.
4. В период отсутствия администратора гостиницы его рабочие функции возлагаются на другого служащего, назначенного директором гостиницы.
5. Администратор гостиницы обязан обладать набором знаний и навыков в следующих сферах:
   • законы, регулирующие гостиничный бизнес;
   • методы взаимодействия с гостиничными постояльцами по их поселению и выезду;
   • нормы обслуживания постояльцев гостиницы;
   • принципы документооборота, которые применяются в данной гостинице;
   • принципы поддержания порядка и санитарии в гостиничных номерах;
   • нормы общения с торговыми агентами и посторонними посетителями;
   • кадровый состав гостиничных работников;
   • управленческая структура гостиницы;
   • действующие нормы санитарии и пожарной безопасности;
   • принципы взаимодействия с гостиничным персоналом.
6. Администратор гостиницы руководствуется:
   • актуальным законодательством РФ;
   • соответствующими документами гостиницы;
   • сведениями из данной инструкции.

2. Функции

Администратор гостиницы обязан выполнять следующие обязанности:

1. Участие в комплексе обслуживания постояльцев гостиницы.
2. Расселение клиентов по номерам и контроль их выезда.
3. Отслеживание ситуации с бронированием номеров.
4. Обеспечение необходимого переселения клиентов в другие номера.
5. Взаимодействие с агентами по вопросам размещения в гостинице участников конференций и других коллективных мероприятий.
6. Информирование клиентов по возможности приобретения ими дополнительных услуг.
7. Координация рабочих процессов гостиничного персонала в пределах своей компетенции.
8. Прием и составление соответствующих документов.
9. Помощь клиентам гостиницы в сфере гостиничного обслуживания.
10. Участие в разрешении возможных конфликтных ситуаций с постояльцами, в том числе по качеству обслуживания.
11. Осмотр гостиничных номеров и сбор информации по их состоянию.
12. Информирование руководителя гостиницы по наполненности гостиницы и другим параметрам.
13. Отслеживание ситуации с пожарной безопасностью, санитарией и работой гостиничного оборудования.
14. Мониторинг ситуации с расходными материалами и их запасами в гостинице.

3. Ответственность

Администратор гостиницы может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За ущерб, причиненный гостинице из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения рабочих функций, в соответствии с нормами трудового законодательства.
2. За игнорирование распоряжений руководства и пренебрежение должностными обязанностями, в соответствии со стандартами, установленными в гостинице.
3. За нарушения действующих законов, в соответствии с теми нормами, которые изложены в действующем законодательстве.

4. Права

Администратор гостиницы наделяется комплексом прав:

1. Координировать работу рядовых работников в пределах своей сферы ответственности.
2. Взаимодействовать с руководством по вопросам улучшения качества обслуживания.
3. Принимать участие в совещаниях персонала, где обсуждаются текущие вопросы функционирования гостиницы.
4. Подписывать документы в сфере своей ответственности.
5. Представлять гостиницу во взаимодействии с постояльцами и другими лицами в пределах своей компетенции.
6. Требовать от гостиничных служащих предоставления, данных и ресурсов, нужных для исполнения своих обязанностей.
7. Требовать от гостиничного руководства создания условий для возможности успешного выполнения своей работы.

О работе администратором и рабочем коллективе

Кадровый состав гостиницы состоит из:

• полдюжины уборщиц;
• повара, который оказывал услуги по готовке шашлыка и т. п.;
• охранника;
• разнорабочего;
• ночного и дневного администраторов;
• менеджера по работе с туристическими агентствами.

Всю управленческую функцию на себя брали владельцы гостиницы, которые жили в отдельном корпусе гостиницы (да, такое бывает).

Коллектив, стоит сказать, был жуткий. В основном, это были местные жители, которые зарабатывают от сезона к сезону. Была ужасная текучка кадров, из-за этого все плохо друг друга знали, подставляли и сплетничали за спиной (особенно, если учесть, что это был, в основном, женский коллектив).

Мои обязанности и оплата

Позже, общаясь с владельцами, я услышал о том, что многие не уделяют особого внимания кадровому составу в гостиничном бизнесе, и это напрасно. Основной ошибкой является недобросовестная выплата работникам.

Но мне платили качественно, причем, ежедневно. Мой рабочий день начинался в 6 часов вечера, когда отдыхающие особо активизировались, а заканчивался в 10 утра, когда отдыхающие шли купаться.

Мои основные обязанности:

• принимать клиентов, расселяя их по номерам;
• выселять клиентов по окончанию бронирования;
• решать внутренние вопросы и конфликты, как среди клиентов, так и среди персонала во время отсутствия владельцев.

Клиент всегда прав, даже когда неправ

Основными посетителями отеля являлись семейные пары, которые решили отдохнуть всей семьей, — это одна из самых выгодных категорий клиентов. Они заселяются в номера побольше, а то и вовсе в пару номеров, ездят периодически и всегда советуют своим друзьям.

А также…

1. Координация работы всех сотрудников.
2. Ведение записи клиентов и работа «на телефоне».
3. Консультирование клиентов.
4. Закупка, продажа, учет косметики.
5. Контроль над исправностью всей аппаратуры, над наличием всех необходимых для работы мастеров средств.
6. Работа с кассой.
7. Выплата зарплаты сотрудникам.
8. Разрешение всех конфликтных ситуаций.
9. Ведение внутренней документации.
10. Проведение рекламных акций, опросов клиентов и пр.
11. Контроль трудовой дисциплины и функции кладовщика (контроль над сохранностью матер/ценностей).
12. Контроль над обновлением/состоянием рекламы, а также над оформлением салона.
13. Обеспечение порядка/чистоты в салоне и на прилегающей к нему территории.

Сфера питания

Согласитесь, самое яркое впечатление от отеля оставляют не размеры номеров и наличие бассейна, а качество еды. Это понимают и бизнесмены. Не случайно зарплаты работников сферы питания в гостиницах США гораздо выше, чем в обычных кафе, закусочных и ресторанах.

Например, квалифицированным разносчикам еды (официантам-серверовщикам) отельеры в среднем в год платят $28560, а в других заведениях питания – $22460. Работникам рангом чуть ниже (просто серверовщикам) – $23100, что тоже неплохо. Для сравнения, в Москве ежемесячный доход официантов колеблется в пределах 35000-45000 рублей, это в 3-4 раза меньше, чем в Соединенных Штатах. Чаевые в расчет не берем.

В районе $23000-23500 в среднем зарабатывают помощники поваров и барменов. При этом разница между собственно барменами и их помощниками незначительна – $300-500. Поварам кафе и закусочных платят $26760, а работникам ресторанов – $29780.

Самыми состоятельными на кухне являются шеф-повара. От их знаний, мастерства, стремления к инновациям зависит очень многое. Они творцы, под дудку которых пляшут повара-подмастерья. И зарабатывают соответственно. Всего в гостиничной сфере США занято 13730 шеф-поваров с ежегодным доходом $56690.

Российское производство: в Краснодарском крае вывели новый сорт арахиса

Вы полностью освоили свою роль: признаки того, что нужно поменять работу

Как Рианна стала успешным предпринимателем: секрет в разнообразии

«Суровые будни»администратора клиники

В разных клиниках, при приеме на работу существуют различные требования: возраст, внешность, с опытом работы или без опыта и т.д. Ожидание всегда одинаковое – работодатель хочет: — большой % записи от каждого звонка (не зря же даем рекламу) — первоклассное обслуживание — внимательность при записи, продвижение услуг клиники — создание комфорта для пациентов — правильное оформление всех необходимых документов (карта, договор) — и многое другое Обучение при приеме на работу подчас сводится к «вот здесь касса, здесь кабинеты, изучи прейскурант, у нас работают…», иногда пишутся памятки типа «удаление стоит… , лечение пульпита… у нас все врачи хорошие и т.д.». Обычно 2 работающих администратора «взаимозаменяемы», т.е отвечают по телефону и проводят расчет с пациентами по очереди, независимо от «природных данных».

Однако каждый из нас знает, что людей, по крайней мере, можно разделить на гуманитариев и математиков. Кому-то легче работать с документами, а кто-то предпочитает общение с людьми. При этом требования одинаковы для всех… Каждый администратор должен стремиться быть лучшим. А как? Для чего? Этого никто никогда не объясняет, но все ждут или требуют. И старательный администратор на вопрос «сколько стоит лечение пульпита в Вашей клинике?» выдает: «Стоимость лечения от 3000 до 10000 тыс. руб. в зависимости от количества каналов в вашем зубе и выбранного Вами материала». Стоит ли удивляться, что после подобной информации слышится «спасибо» и короткие гудки. А в итоге недовольны все — и работодатель: «я вложился в рекламу, а администратор плохо работал» и администратор «что они от меня хотят, я все сказала правильно, просто пациенту дорого лечится в нашей клинике».

По итогам работы в лучшем случае для администраторов проводится «тренинг продаж», где в общих фразах учат «продавать услуги», либо увольняют «плохо работавшего» администратора, в надежде на «администратора с опытом». А тем не менее введение в должность каждого нового сотрудника требует много времени и сил от всех действующих сотрудников : от младшего персонала до директора. Поэтому подготовка и адаптация сотрудников – важный аспект в работе клиники. От того, насколько эффективно будет построена работа администраторов, будет зависеть и количество первичных пациентов, и частота посещений «постоянных».

Опыт по найму персонала показывает, что крайне важно при приеме на работу объяснить ее суть и все сопутствующие требования, ведь на эту должность претендуют порой совсем неподготовленные кандидаты, да и администраторы «с опытом» тоже — не всегда панацея, приобретенный ранее опыт может не подойти для Вашей клиники, а переучить подчас тяжело или даже невозможно. Очень важно научить правильно пользоваться всей необходимой информацией и требовать исполнения задач и алгоритмов работы

Необходимо учитывать индивидуальные особенности каждого администратора и максимально их использовать. Прежде, чем претендент на должность начнет полноценно работать, необходимо проверить его знания и возможность правильно доносить информацию до пациента, будь то очное общение или телефонный звонок.

Какие должны быть обязанности администратора

В очередной раз занимаясь поиском работы, я наткнулась на вакансию администратора в гостевой дом. Отправила резюме, выслали анкету, заполнила. Была середина лета, и, видимо, в этот период, немногие хотят работать, претендентов мало. Я бы даже сказала, кроме меня, ни одного.

Без энтузиазма, но меня все-таки пригласили на стажировку. Перво-наперво вручили огромный талмуд, содержащий все должностные обязанности. Когда изучила, подумала, что если все делать по инструкции, рабочего дня не хватит. Для себя решила: буду стараться работать так, чтобы гости возвращались ещё и ещё.

Кто работает администратором в гостинице? Работать администратором в гостинице должен человек “семи пядей во лбу”, потому что данная работа подразумевает знание: Административного кодекса, Строительных Норм и Правил, знание правил работы с электрическими сетями.

Это я, конечно, шучу, но в какой-то мере знать это необходимо, потому что иногда приходится с этим сталкиваться. В своем отзыве о работе администратором гостиницы, я подробно это описываю.

Это кроме того, что данный специалист должен быть внимательным к людям и их потребностям, он должен уметь решать конфликтные вопросы и многое другое. А еще лежит ответственность:

1. За чистоту в домиках.
2. За рабочее состояние оборудования: бойлеры, холодильники, посудомоечные и стиральные машины.
3. Укомплектованность посудой и мелочевкой: чай, кофе, сахар, таблетки для посудомоечной машины, бумажные полотенца, туалетная бумага.

Понятно, что выполняют эту работу горничная и специалисты административно-хозяйственного отдела (АХО). На тебе контроль, но для этого тебе нужно знать внутренние правила организации и график работы твоих сотрудников, так как из 24 часов 14 тебе контролировать некого. Контроль – это хорошо. И где-то, наверное, так и есть, но только не в том гостевом доме, где выпала мне честь трудиться.

Описание профессии администратора гостиницы

Администратор гостиницы объединяет в себе несколько ролей: менеджер, специалист по работе с клиентами, секретарь, управляющий отдела обеспечения. Это напряженная работа, где требуется коммуникабельность, позитивный настрой, стрессоустойчивость, умение проявлять лидерские качества и управлять.

Стремительное развитие международной индустрии гостеприимства порождает стабильную потребность в профессиональных администраторах, которые не только умеют консультировать клиентов и выдавать ключи, но и разбираются в тонкостях гостиничного бизнеса.

Знание нескольких языков, качественное образование и опыт работы открывают таким специалистам двери международных пятизвездочных отелей и частных бутик-отелей класса люкс. Они могут работать в любой точке мира, начиная с маленьких европейских городков и заканчивая большими курортами на островах Карибского моря.

Зарплаты администраторов в РФ от минимальной до максимальной

Данные диапазоны ежемесячных заработных плат администраторов представлены по количеству рабочих мест на рынке труда. Верхнюю часть таблицы, преимущественно составляют оклады работников в самых высокооплачиваемых учреждениях и регионах страны, нижеследующие все остальные.

Администрация

Администраторы ежегодно получают в среднем $23640. Всего в сфере занято рекордное число сотрудников – 242660. Гораздо больше зарабатывают работники офисов – $28780.

Рестораторы имеют доход чуть выше среднего: $24150. Столь ответственную должность занимают 18210 человек.

Бухгалтера и аудиторы везде нужны. В том числе – в отелях США, где их ни много ни мало 21040 человек. Их доход достаточно высок – порядка $33090. В Москве, для сравнения, 40000-50000 рублей.

Власти столицы не будут ограничивать время работы ресторанов

Они игнорируют лишние советы: чем отличаются настоящие профессионалы

Выбор материалов для продукции: три стратегии модного бизнеса Стеллы Маккартни

Большая ответственность возлагается на супервайзеров. В их обязанности входит контроль за персоналом. И хотя сами они руками ничего не делают, от знаний, опыта и характера зависит работа всех основных служб: слесарей, электриков, монтажников оборудования, офисных работников и администраторов, работников кухни и обслуживающего персонала. Меньше всего платят супервайзерам уборщиц – $35730, больше всего – супервайзерам административных работников – $42270.

Бухгалтеры и аудиторы, составляющие 8300 человек, в среднем зарабатывают $56980. Чуть меньше доход у специалистов по кадрам – $54480. На пятки им наступают менеджеры по проживанию – $52850.

Особенности профессии

Администратора гостиницы также называют французским словом «портье» (фр. portier porte дверь), потому что администратор – это сотрудник, который встречает постояльца, как только тот переступает порог отеля.

Однако обязанности администратора гораздо шире, чем просто встреча и размещение гостей. Поэтому некоторые специалисты протестуют против термина «портье» по отношению к своей профессии.

Администратор регистрирует и расселяет гостей, заботится о доставке багажа в номер, объясняет постояльцам правила отеля, информирует о дополнительных услугах, выдаёт ключи и забирает их на хранение, когда гости на время покидают гостиницу. Если на имя постояльца приходит корреспонденция, администратор вручает её адресату.

Правда, многие обязанности администратора постояльцам не видны. Например, он ведёт учёт занятых и освободившихся номеров, бронирует номера, следит за тем, чтобы они были готовы к приёму гостей. Уборка номеров, смена белья и т.п. – это обязанность горничной. Но администратор контролирует, чтобы всё было сделано вовремя. Если где-то перегорела лампочка или в баре номера кончилась минералка, он направляет соответствующего сотрудника, чтобы тот всё исправил. Иными словами, администратор координирует работу гостиничных служб, чтобы гостям было уютно и комфортно.

В то же время администратор следит, чтобы гость не забыл оплатить номер. Он разрешает конфликтные ситуации, если гостю что-то не нравится в обслуживании. Но если сам гость норовит затеять драку или искупаться в бассейне прямо в кроссовках, администратору приходится призвать его к порядку – вежливо, но строго. А когда не получается, на помощь приходит охрана гостиницы.

Работа сменная и очень хлопотная, много времени администратор проводит на ногах. При этом он в любую минуту должен оставаться бодрым и доброжелательным. Его обязанности – это, с одной стороны, решение хозяйственных и организационных вопросов, а с другой – много-много общения. Несомненный плюс профессии в том, что она востребована в разных странах. И в первую очередь там, где есть курорты.

Совет 4: Помощь в других отделах отеля

Обычно, гостиничный сервис не заканчивается директором отеля. Есть несколько отделов: маркетинг, продажи, бухгалтерия. Совершенно случайно попросился в наш отдел бронирования и меня взяли. Работал в выходные, а если совпадали смены, менялся с коллегами днями.

Платили по 1500 рублей за выход. Рабочий день стандартный с 9 до 18, с часом на обеденный перерыв. Обедом я редко пользовался: чем, скажите на милость, заняться в большущем пустом офисе. Первые дни еще бродил с кружкой кофе по коридорам, но потом решил, что лучше трудится.

Самым ценным было то, что для меня оставляли еду на выходные. Правда, на второй день она часто портилась, но в субботу это было еще можно есть. Если провизия заканчивалась, бежал в чудесную булочную на углу и покупал какие-нибудь кексы и пирожки.

Много позже понял, как же мне повезло, что отдел бронирования согласился принять меня на работу. Обычно, за это платишь приличные деньги на каких-нибудь курсах по гостиничному бизнесу. Да, это совсем не похоже на курсы, где можно получить престижную современную профессию, но опытные молодые девушки быстро научили всему необходимому.